QUYẾT ĐỊNH

CỦA BỘ TRƯỞNG BỘ KHOA HỌC, CÔNG NGHỆ VÀ MÔI TRƯỜNG

Về việc ban hành "Quy chế quản lý hoạt động quanhệ quốc tế của

Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường"

BỘ TRƯỞNG BỘ KHOA HỌC, CÔNG NGHỆ VÀ MÔI TRƯỜNG

Căn cứ Nghị định số22/CP ngày 22 tháng 5 năm 1993 của Chính phủ về nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chứcbộ máy của Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường;

Căn cứ Quyết địnhsố 215/1999/QĐ-BKHCNMT ngày 22 tháng 2 năm 1999 của Bộ trưởng Bộ Khoa học, Côngnghệ và Môi trường về việc ban hành Quy chế làm việc của Bộ Khoa học, Công nghệvà Môi trường;

Căn cứ Quyết địnhsố 549/QĐ-TCCB ngày 08 tháng 10 năm 1993 của Bộ trưởng Bộ Khoa học, Công nghệvà Môi trường về việc ban hành Điều lệ về tổ chức và hoạt động của Vụ Quan hệquốc tế;

Xét đề nghị của Vụtrưởng Vụ Quan hệ quốc tế, Chánh Văn phòng Bộ, Vụ trưởng Vụ Tổ chức và Cán bộkhoa học, Vụ trưởng Vụ Pháp chế,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết địnhnày "Quy chế quản lý hoạt động quan hệ quốc tế của Bộ Khoa học, Công nghệvà Môi trường".

Điều 2. Quyết định này có hiệu lựcsau 15 ngày kể từ ngày ký. Các qui định trước đây trái với Quyết định này đềubãi bỏ.

Điều 3. Các ông Vụ trưởng Vụ Quan hệquốc tế, Chánh Văn phòng Bộ, Vụ trưởng Vụ Tổ chức và Cán bộ Khoa học, Vụ trưởngVụ Pháp chế, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm thi hành quyếtđịnh này.

QUY CHẾ QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ QUỐC TẾ

CỦA BỘ KHOA HỌC, CÔNG NGHỆ VÀ MÔI TRUỜNG

(Ban hành kèm theo Quyết định số 40/2001/QĐ - BKHCNMTngày 12 tháng 7 năm 2001

của Bộ trưởng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường)

CHƯƠNG I

NHỮNG QUI ĐỊNH CHUNG

Điều 1:

1. Quy chế này quiđịnh việc quản lý hoạt động quan hệ quốc tế của Bộ Khoa học, Công nghệ và Môitrường.

2. Quy chế này được ápdụng thống nhất trong tất cả các đơn vị của Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường(sau đây viết tắt là Bộ).

Điều 2:

Tất cả những hoạt độngquan hệ quốc tế, giao dịch, lễ tân của Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi truờng vớicác tổ chức, cá nhân nước ngoài, kể cả Việt kiều hoặc công dân Việt Nam làmviệc cho các tổ chức nước ngoài (sau đây viết tắt là khách nước ngoài) phảituân thủ các nguyên tắc sau đây:

1. Đảm bảo sự chỉ đạo,quản lý tập trung, thống nhất của Lãnh đạo Bộ thông qua đầu mối Vụ Quan hệ quốctế, kết hợp việc phân cấp giải quyết công việc của đơn vị trực thuộc Bộ vàthuộc Bộ. Thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Bộ về việc tổ chứcthực hiện những quan hệ quốc tế trong phạm vi trách nhiệm được phân công.

2. Đảm bảo các nguyêntắc và qui chế đối ngoại của Nhà nước. Nghiêm cấm sự lợi dụng trong quan hệquốc tế để mưu cầu lợi ích cá nhân.

3. Chấp hành cácnguyên tắc giữ gìn bí mật và an ninh quốc gia theo qui định của pháp luật vềbảo vệ bí mật Nhà nước.

CHƯƠNG II

GIAO DỊCH CÔNG TÁC VỚI KHÁCH NƯỚC NGOÀI

Mục I

QUAN HỆ GIAO DỊCH TIẾP XÚC TRỰC TIẾP

Điều 3:

1. Thủ trưởng các đơnvị của Bộ được phép tổ chức các cuộc tiếp xúc với khách nước ngoài trong phạmvi công tác của đơn vị mình. Tuy nhiên, trước khi tiếp xúc thông báo cho VụQuan hệ quốc tế để phối hợp.

2. Những cuộc tiếp xúccó nội dung mang tính chất trao đổi về chính sách, phương hướng hợp tác quốctế, Vụ Quan hệ quốc tế phải xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ trước khi tổchức tiếp xúc.

Điều 4:

Khi tiếp xúc với kháchnước ngoài phải thực hiện các yêu cầu sau đây:

1. Tất cả các cuộctiếp xúc với khách nước ngoài tại cơ quan Bộ chỉ được tổ chức tại các phòngkhách và phải chấp hành nội quy bảo vệ cơ quan. Cán bộ chịu trách nhiệm tổ chứccuộc tiếp xúc hoặc được Lãnh đạo Bộ cử tham gia cùng tiếp khách phải có mặt trước5 phút, mặc trang phục lịch sự, đúng nghi lễ đối ngoại. Các đơn vị phải mở sổtheo dõi để ghi chép đầy đủ nội dung các cuộc tiếp xúc với khách nước ngoài.

2. Các cán bộ được cửtiếp khách (kể cả tiếp ngoài Bộ do các cơ quan khác chủ trì hoặc ngoài giờ mangtính chất không chính thức) nếu có các nội dung liên quan đến công tác hợp tácquốc tế của Bộ phải báo cáo Lãnh đạo Bộ (qua Vụ Quan hệ quốc tế).

3. Đối với những cuộctiếp xúc của khách nước ngoài với Lãnh đạo Bộ:

- Các đơn vị chức năngchịu trách nhiệm chuẩn bị nội dung theo sự chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ, cử cán bộtham dự tiếp khách và theo dõi, ghi chép đầy đủ nội dung tiếp khách.

- Vụ Quan hệ quốc tếchịu trách nhiệm tổ chức và ghi chép biên bản đầy đủ các cuộc tiếp khách củaLãnh đạo Bộ, tổng kết báo cáo Lãnh đạo Bộ định kỳ hàng tháng về nội dung Bộ đãlàm việc với khách nước ngoài.

Điều 5:

1. Đối với những giaodịch tiếp xúc có nội dung về chuyên môn nghiệp vụ, nếu cần thiết đơn vị chủ trìtiếp xúc cử cán bộ có trình độ ngoại ngữ làm công tác phiên dịch.

2. Vụ Quan hệ quốc tếcó trách nhiệm bố trí phiên dịch phục vụ cho các cuộc tiếp xúc giao dịch vớikhách nước ngoài của Lãnh đạo Bộ và cho những đơn vị chưa có cán bộ đủ trình độphiên dịch.

Mục II

QUAN HỆ GIAO DỊCH QUA VĂN BẢN, LUÂN CHUYỂN

VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TÀI LIỆU VỀ QUAN HỆ QUỐC TẾ

Điều 6:

Vụ Quan hệ quốc tế làđầu mối tập hợp, xử lý văn bản tài liệu gửi đến và gửi đi liên quan đến hợp tácvà giao dịch quốc tế của Bộ.

1. Khi nhận được côngvăn đối ngoại gửi đến, đơn vị liên quan có trách nhiệm đề xuất ý kiến trìnhLãnh đạo Bộ thông qua Vụ Quan hệ quốc tế. Vụ Quan hệ quốc tế thẩm định và hoànchỉnh các vấn đề đối ngoại để trình Lãnh đạo Bộ qua Văn phòng Bộ.

2. Đối với các côngvăn đối ngoại gửi đi: Nội dung công văn thuộc lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụcủa đơn vị nào thì đơn vị đó có trách nhiệm soạn thảo văn bản và ký gửi hoặctrình Lãnh đạo Bộ. Vụ Quan hệ quốc tế có trách nhiệm kiểm tra lại hình thứccông văn, tổ chức biên dịch đối với đơn vị không có khả năng tự biên dịch và tổchức chuyển đi.

3. Công văn đối ngoạigửi đi phải được trình bày trên giấy có tiêu đề quy định, có chữ ký của cán bộđược uỷ quyền và con dấu của Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường. Giấy có tiêuđề do Vụ Quan hệ quốc tế thống nhất quản lý. Công văn gửi đi phải được trìnhbày thống nhất theo một trong hai hình thức là Công hàm hoặc Công thư do VụQuan hệ quốc tế hướng dẫn.

4. Việc cung cấp tìnhhình, số liệu cho phía nước ngoài phải tuân thủ theo những quy định của phápluật về bảo vệ bí mật Nhà nước. Những thông tin, số liệu quan trọng, đơn vị chủtrì phải trình Lãnh đạo Bộ duyệt kể cả những thông tin, số liệu phía Việt Namcó nghĩa vụ cung cấp với tư cách là nước thành viên trong các tổ chức quốc tếhoặc quan hệ song phương cấp Chính phủ. Những thông tin, số liệu liên quan đếnviệc triển khai các chương trình, dự án hợp tác với Bộ do Ban điều hành dự ánhay đơn vị chủ trì trình Lãnh đạo Bộ duyệt và gửi bản sao cho Vụ Quan hệ quốctế.

CHƯƠNG III

QUẢN LÝ ĐOÀN NƯỚC NGOÀI VÀO CÔNG TÁC

(ĐOÀN VÀO) VÀ ĐOÀN RA NƯỚC NGOÀI CÔNG TÁC (ĐOÀN RA)

Điều 7:

Vào đầu quí 3 hàngnăm, căn cứ vào chủ trương, định hướng của Bộ, Vụ Quan hệ quốc tế có tráchnhiệm hướng dẫn các đơn vị xây dựng kế hoạch đoàn ra, đoàn vào của năm sau vàtổng hợp tình hình, xây dựng kế hoạch hợp tác quốc tế của các đơn vị .

Đoàn ra khảo sát đàotạo của các đơn vị trong Bộ, đối với hệ thống cơ quan quản lý khoa học, côngnghệ và môi trường do Vụ Tổ chức và Cán bộ khoa học chủ trì phối hợp với VụQuan hệ quốc tế, Vụ Tài chính- Kế toán, sau đó chuyển Văn phòng Bộ tổng hợpthành kế hoạch chung của từng đơn vị trình Lãnh đạo Bộ duyệt.

Điều 8:

Việc mời đoàn vào, cửđoàn ra phải trình Lãnh đạo Bộ (qua Vụ Quan hệ quốc tế) xem xét và phê duyệt.Nội dung tờ trình Lãnh đạo Bộ của đơn vị chủ trì phải bao gồm:

1. Về đoàn vào: Mụcđích, nội dung, chương trình, thời gian làm việc, số lượng và chức vụ của kháchmời, nguồn kinh phí và các chi tiết khác có liên quan.

2. Về đoàn ra: Đề cương,nội dung, chương trình và thời gian làm việc, địa điểm và các tổ chức đến làmviệc, nguồn kinh phí và các vấn đề liên quan cần thiết khác.

Vụ Quan hệ quốc tế làđầu mối gửi giấy mời, thư trao đổi cần thiết chậm nhất là 20 ngày trước khi đónđoàn vào hoặc tổ chức đoàn ra.

Điều 9:

1. Chậm nhất là 5 ngàysau khi kết thúc đợt làm việc với đoàn vào và 10 ngày sau khi đoàn ra trở về,đơn vị chủ trì hoặc trưởng đoàn phải báo cáo Lãnh đạo Bộ bằng văn bản qua Vụ Tổchức và Cán bộ khoa học (đồng gửi cho Vụ Quan hệ quốc tế) kết quả làm việc củađợt công tác và quyết toán chi tiêu qua Vụ Tài chính – Kế toán.

2. Hàng quý, năm, cácđơn vị gửi tới Vụ Quan hệ quốc tế báo cáo đánh giá tình hình các đoàn ra, đoànvào trong thời kỳ của đơn vị mình và đề xuất các kiến nghị để Vụ Quan hệ quốctế tổng hợp báo cáo Lãnh đạo Bộ.

Điều 10:

Nhiệm vụ cụ thể củacác đơn vị liên quan trong việc tổ chức đoàn ra, đoàn vào.

1. Vụ Quan hệ quốctế:

- Chủ trì chuẩn bị chođoàn cấp Bộ;

- Đầu mối liên hệ giảiquyết các thủ tục đối ngoại với các cơ quan, tổ chức trong và ngoài nước phụcvụ cho các đoàn ra, đoàn vào như: soạn thảo và gửi giấy mời, các văn bản cóliên quan; đề nghị cấp visa, hộ chiếu, thị thực xuất nhập cảnh;

- Đầu mối tổng hợp tàiliệu;

- Bố trí , cử cán bộphiên dịch phục vụ cho các đoàn ra, các đoàn vào nếu các đơn vị chủ trì có yêucầu.

2. Vụ Tổ chức vàCán bộ khoa học:

- Đầu mối trình Lãnhđạo Bộ quyết định nhân sự đoàn ra và gửi đến Vụ Quan hệ quốc tế chậm nhất 05ngày trước khi đoàn lên đường;

- Đầu mối xây dựng vàthực hiện kế hoạch đoàn ra khảo sát đào tạo của các đơn vị trong Bộ, đối với hệthống cơ quan quản lý khoa học , công nghệ và môi trường.

3. Văn phòng Bộ:

- Đảm bảo cơ sở vậtchất, phương tiện, kinh phí phục vụ cho đoàn theo kế hoạch và dự toán được Bộduyệt, tặng phẩm, quà lưu niệm;

- Duyệt dự toán vàquyết toán chi tiền Việt Nam theo chế độ;

- Bố trí phục vụ hậucần trong quá trình làm việc của đoàn vào;

- Tổ chức đón tiễn tạisân bay, cửa khẩu, bố trí nơi ăn, ở cho các đoàn vào; tổ chức đón, tiễn cácđoàn ra do Lãnh đạo Bộ dẫn đầu.

4. Vụ Tài chính -Kế toán:

- Xây dựng, tổng hợpdự toán và phân bổ ngân sách, thực hiện các thủ tục cấp phát kinh phí thuộcngân sách Nhà nước cho các đoàn ra của Bộ và các đơn vị trong Bộ;

- Tổng hợp báo cáotình hình tài chính thực hiện các đoàn ra hàng quý, năm của Bộ và các đơn vịtrong Bộ.

5. Các đơn vị đượcBộ giao chủ trì làm việc:

- Chuẩn bị nội dung,tài liệu, chương trình làm việc (kể cả các cuộc hội thảo, hội đàm) và trìnhLãnh đạo Bộ (qua Vụ Quan hệ quốc tế); thông báo cho các đơn vị liên quan củaViệt Nam (trong Bộ hoặc ngoài Bộ) tham dự và phối hợp;

- Tổ chức đón, tiễncác đoàn vào do đơn vị chủ trì;

- Cử cán bộ, phiêndịch (nếu cần) làm việc với đoàn vào;

- Lập báo cáo kết quảđợt làm việc theo quy định.

6. Các đơn vị củaBộ đã đượcphân cấp về một số vấn đề liên quan đến hợp tác quốc tế, chịu trách nhiệm giảiquyết các thủ tục tài chính, hộ chiếu, visa, thị thực xuất nhập cảnh, mua vémáy bay cho đoàn ra thuộc đơn vị mình theo phân cấp.

7. Trường hợp cơquan khác mờivà tổ chức làm thủ tục chung cho cả đoàn thì cá nhân được cử tham gia đoàn tựliên hệ với cơ quan đó để làm các thủ tục cần thiết.

Điều 11:

Cán bộ được cử đi họctập, công tác ở nước ngoài phải tuân thủ các qui định pháp luật của Nhà nướcCộng hoà Xã hội chủ nghĩa Việt Nam và nước sở tại, chấp hành đầy đủ quy địnhhiện hành của Nhà nước và của Bộ khi ra nước ngoài. Khi tiếp xúc với các tổchức và người nước ngoài phải tuân thủ các nguyên tắc về đối ngoại cũng như giữgìn bí mật quốc gia đã được nêu trong điều 2 của Quy chế này.

CHƯƠNG IV

QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH, DỰ ÁN HỢP TÁC QUỐC TẾ

CỦA BỘ KHOA HỌC, CÔNG NGHỆ VÀ MÔI TRUỜNG

Điều 12:

Chương trình, dự ánhợp tác quốc tế của Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi truờng là các hoạt động hợptác, trợ giúp kỹ thuật được thoả thuận, ký kết giữa Chính phủ, Bộ Khoa học,Công nghệ và Môi truờng và các đơn vị của Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi truờngViệt Nam với cá nhân hay tổ chức nước ngoài, mà người thụ hưởng trực tiếp từcác hoạt động này là Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi truờng hay các đơn vị của BộKhoa học, Công nghệ và Môi truờng.

Điều 13:

Vụ Quan hệ quốc tế làđầu mối của Bộ trong việc phối hợp với các cơ quan, tổ chức trong và ngoài nướcxây dựng, điều phối và quản lý các chương trình, dự án hợp tác theo quy địnhcủa Nhà nước và của Bộ. Ban điều hành dự án hoặc đơn vị chủ trì thực hiện chươngtrình, dự án chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các hoạt động hợp tác theo kếhoạch đã được Lãnh đạo Bộ duyệt và chịu sự quản lý giám sát của các đơn vị chứcnăng có liên quan (Vụ Tổ chức và cán bộ khoa học, Vụ Tài chính-Kế toán, Vụ Quanhệ quốc tế).

Điều 14:

Căn cứ vào chủ trươngphát triển quan hệ hợp tác quốc tế của Bộ, Vụ Quan hệ quốc tế có trách nhiệm hướngdẫn các đơn vị xây dựng đề án hợp tác; lập các phương án tài chính và tìm đốitác tài trợ; tổng hợp, xây dựng kế hoạch hàng năm trình Bộ duyệt. Việc xây dựngcác chương trình, dự án hợp tác quốc tế phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

- Thiết thực, phục vụcho các nhiệm vụ chuyên môn của Bộ và các đơn vị.

- Có hiệu quả, tiếtkiệm, tranh thủ tối đa sự tài trợ của phía nước ngoài.

Sau khi đề án đượcLãnh đạo Bộ duyệt, Vụ Quan hệ quốc tế chủ trì cùng với các đơn vị trong Bộ làmviệc với các cơ quan liên quan trong và ngoài nước để xây dựng văn kiện dự ántrình cấp có thẩm quyền của hai bên phê duyệt.

Điều 15:

Việc thành lập banđiều hành dự án, tổ công tác hoặc chỉ định đơn vị chủ trì do Vụ Quan hệ quốc tếphối hợp với đơn vị có liên quan đề xuất trình Lãnh đạo Bộ duyệt (qua Vụ Tổchức và Cán bộ khoa học).

Ban điều hành dự án,tổ công tác hoặc đơn vị chủ trì có trách nhiệm:

- Xây dựng các quyđịnh cụ thể về tổ chức điều hành, quản lý tài chính, kế toán, các định mức chiphí của dự án trình Bộ duyệt ;

- Xây dựng kế hoạchhoạt động trình Lãnh đạo Bộ duyệt (qua Vụ Quan hệ quốc tế) và tổ chức thực hiệnkế hoạch được duyệt;

- Quản lý tài sản, vậtdụng trong thời gian hoạt động của dự án;

- Thực hiện chế độ báocáo tình hình định kỳ 6 tháng và hàng năm gửi Vụ Quan hệ quốc tế để tổng hợp vàđề xuất ý kiến trình Lãnh đạo Bộ;

- Chấp hành quy chếđối ngoại của Nhà nước và của Bộ.

Mọi thay đổi, điềuchỉnh kế hoạch hoạt động của dự án trong tháng, quý, năm (nhất là thay đổi nộidung, địa bàn hoạt động, thay đổi chuyên gia, đoàn ra, đoàn vào) cũng như việcmở rộng, kéo dài chương trình, dự án hợp tác, Ban quản lý dự án, tổ công táchoặc đơn vị chủ trì phải trình Lãnh đạo Bộ duyệt (qua Vụ Quan hệ quốc tế).

Điều 16:

Những quan hệ giaodịch có nội dung liên quan đến việc thoả thuận hợp tác quốc tế mang tính chấtliên doanh, liên kết đơn vị phải báo cáo Lãnh đạo Bộ theo quy định hiện hành.Việc quản lý các hoạt động mang tính chất kinh doanh với nước ngoài được ápdụng theo quy định chung của Nhà nước.

- Chịu trách nhiệm xâydựng và ban hành Quy chế cụ thể áp dụng cho đơn vị mình trên cơ sở Quy chếchung về công tác quan hệ quốc tế của Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi truờng.

- Tổng hợp tình hìnhquan hệ quốc tế định kỳ 6 tháng, năm báo cáo Lãnh đạo Bộ ( qua Vụ Quan hệ quốctế ).

CHƯƠNG V

PHÂN CẤP TRONG QUAN HỆ GIAO DỊCH VỚI KHÁCH NƯỚC NGOÀI

ĐỐI VỚI CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC

Điều 17:

Các đơn vị của Bộ đã đượcphân cấp về một số vấn đề liên quan đến quan hệ quốc tế được quyền tự quyếtđịnh và quan hệ giao dịch với cá nhân và tổ chức nước ngoài với nội dung liênquan trực tiếp đến hoạt động chuyên môn thường xuyên của đơn vị như trao đổinghiệp vụ, thực hiện hiệp định và chính sách chế độ đã ban hành, kinh nghiệmgiảng dậy, nghiên cứu khoa học, quan hệ khách hàng trong hoạt động kinh doanhdịch vụ, nghiên cứu thâm nhập thị trường…

Việc tổ chức đoàn racho cấp thủ trưởng đơn vị và xây dựng, thực thi chương trình, dự án hợp tácthực hiện theo đúng quy định tại các Chương III, IV của Bản Quy chế này.

Điều 18:

Thủ trưởng các đơn vịtrực thuộc Bộ có trách nhiệm và quyền hạn sau đây:

- Trực tiếp chỉ đạo vàchịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Bộ để thực hiện những quan hệ quốc tế trongphạm vi được phân công. Bộ phận quan hệ quốc tế của đơn vị (phòng hợp tác quốctế hoặc bộ phận có nhiệm vụ tương đương) là đầu mối giúp thủ trưởng đơn vị tổchức thực hiện những quan hệ quốc tế của đơn vị.

- Được quyền ký và gửicác văn bản giao dịch trao đổi thông tin về lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ, nộidung chương trình giảng dậy, nghiên cứu khoa học được Lãnh đạo Bộ duyệt vàthông tin về các khách hàng, phục vụ không nằm trong danh mục giữ bí mật củangành và của Nhà nước.

CHƯƠNG VI

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 19: Giao cho Vụ Quan hệ quốc tếchủ trì, phối hợp với Vụ Tổ chức và Cán bộ khoa học, Văn phòng Bộ, Vụ Pháp chếtổ chức hướng dẫn, kiểm tra và theo dõi việc thực hiện Quy chế này. Trong quátrình thực hiện, nếu có vướng mắc, các đơn vị kịp thời phản ánh với Bộ (qua VụQuan hệ quốc tế) trình Lãnh đạo Bộ xem xét quyết định./.